De Kosten van Digitale Assets: Zo Optimaliseer je je budget

In dit blog focussen we op hoe je erachter komt wat de echte kosten zijn van digitale assets en uit welke onderdelen die prijs bestaat. Als eerste zijn er natuurlijk de kosten voor het creëren van de assets. Maar de ervaring leert dat de kosten voor het bewerken van assets en het opnieuw maken en terugvinden van verloren assets significant zwaarder wegen dan die initiële kosten. Ontdek hoe je je efficiëntie in content creation en management verhoogt om je kosten te drukken. 

Als het gaat om de precieze waarde en kosten voor de creatie van digitale assets, dan begeven we ons op glad ijs. We weten allemaal dat het bekend maken van de bedrijfsnaam en het product via marketing een primaire bedrijfsbehoefte is. En om berichten en marketingcampagnes van kwaliteit naar buiten te brengen, hebben we bijbehorende video, animatie, afbeeldingen, banners of infographics nodig. Zodat onze boodschap opvalt.  

We weten ook dat niets gratis gemaakt wordt. Wil je meer lezen over waarom investeren in digitale assets belangrijk is voor je merk, lees dan dit bericht over merkconsistentie. “In dit blog focussen we op hoe je erachter komt wat de echte kosten zijn van digitale assets en uit welke onderdelen die prijs bestaat.  

Je weet waarschijnlijk hoeveel je het bureau betaald hebt om je nieuwste explainer-video te maken. Maar weet je ook wat verder komt kijken bij het beheren en gebruiken van assets? Met een helder overzicht van de volledige kosten van digitale assets, kun je je marketingbudget beter optimaliseren. En hopelijk wat uitgaven verkleinen in gebieden waar het niet nodig is of die geen prioriteit hebben.  

Laten we kijken naar de verschillende kostcomponenten, met wat praktijkvoorbeelden uit onze gesprekken met merkleiders. 

Digitale assets creëren 

De eerste kostencomponent is, natuurlijk, het creëren van een asset. Eigenlijk is de eerste kostenpost het plannen/opdracht geven en creëren van instructies voor assets, maar laten we het simpel houden. Het creëren van een asset kan bestaan uit een aanpassing van een logo tot een bannerafbeelding tot een brochure of zelfs een animatievideo. De kosten hangen af van de vorm, de lengte en allerlei anderen factoren, zoals of de asset intern wordt gemaakt of door een bureau. 

Laten we voor dit voorbeeld twee scenario’s nemen. De meeste (middelgrote) bedrijven voeren meerdere grote campagnes per jaar, en nog veel meer kleinere marketingexperimenten. Een marketingcampagne is een grootschalige operatie. Ze zijn met name nodig wanneer je bijvoorbeeld een nieuw product uitbrengt. Die wil je proactief promoten met verschillende assets, via betaalde televisie en in radiospotjes. Een experiment kan een A/B-test zijn van verschillende versies van LinkedIn-advertenties voor je doelgroep. Ze maken allebei reclame voor je bedrijf, maar de aanpak – en de kosten – zijn als dag en nacht. 

Laten we zeggen dat Bedrijf X zes grotere campagnes per jaar voert en dertig kleinere experimenten per maand heeft via verschillende sociale advertenties. Voor de dertig experimenten gebruikt Bedrijf X twintig verschillende banners, om te zien welke het effectiefst werkt.  

Nu kunnen we de jaarlijkse kosten berekenen voor het creëren van deze content. 

Interne banners: 

20 banners x 12 maanden = 240 banners 

Elke banner is een uur werk voor de ontwerper. De gemiddelde ontwerper krijgt ongeveer €30 per uur. De kosten voor nieuwe banners voor sociale campagnes zijn dus: 

240 x €30 = €7200 

Campagnevideo’s en -afbeeldingen van een bureau: 

Bureaus berekenen de prijs voor hun klanten op verschillende manieren. Sommigen rekenen per project, anderen per asset en weer anderen per uur. 

Volgens onze schattingen betaal je ten minste €15.000 voor een campagne die relatief simpel is, waarvoor niet veel gereisd wordt en speciale vergunningen nodig zijn. De prijs stijgt razendsnel naarmate het project complexer wordt. High-end campagnes met beroemde acteurs kunnen in de honderdduizenden of zelfs miljoenen euro’s lopen. Maar voor dit voorbeeld houden we het kleinschalig. 

€15.000 x 6 = €90.000 

Zoals goed blijkt uit deze twee voorbeelden, zijn de kosten nogal afhankelijk van je behoeftes en visie. 

Assets bewerken en customizen 

In een keer iets maken en er dan klaar mee zijn, dat gebeurt helaas bijna nooit in de echte wereld van een marketing- of brandingafdeling. Er zijn altijd aanpassingen nodig: de kleur van de tekst of de afbeelding worden geoptimaliseerd, of er worden verschillende versies van dezelfde asset gemaakt voor verschillende markten.  

Voor het coördineren, bewerken en aanpassen van nieuwsbrieven, banners, afbeeldingen, landingspagina’s, en e-mailsjablonen heb je ongetwijfeld iemand fulltime in dienst, als je werkt voor een MKB. Of misschien heb je een bureau ingehuurd om alles voor je aan te passen.  

De kosten van aanpassingen lopen van: 

€44.000 per jaar in het salaris van een ontwerper 

€220.000 per jaar voor de gemaakte uren van een bureau (1 FTE) 

Assets opnieuw maken 

Soms raak je een asset voorgoed kwijt. Waarschijnlijk niet als je ze net hebt ontvangen voor je nieuwe campagne. Maar wel twee jaar later, als je op zoek gaat naar die ‘coole animatie over de lancering uit 2018’ die nu perfect hergebruikt zou kunnen worden in je nieuwste campagne, maar nergens meer te vinden is. Misschien stond het op die harddrive die werd bijgehouden door een collega die 8 maanden geleden van baan switchte? Niemand kan het bronbestand vinden, dus de enige optie is om de asset opnieuw te maken. En om er opnieuw voor te betalen. 

Ongeveer 20% van alle oude assets raken zoek. De kosten voor het opnieuw maken, liggen dus tussen de:  

€90.000 x 0,2 = €18.000 (campagnevideo’s uit het eerste voorbeeld) 

7.200 x 0,2 €1.440 (interne banners) 

Assets terugvinden en gebruiken 

Deze kosten komen van al je interne en externe stakeholders die naar de assets zoeken en ze klaarmaken voor gebruik. De stakeholders zijn de (wereldwijde en regionale) marketingteams, teams voor communicatie en branding, salesmedewerkers, eventplanners, PR-medewerkers, bepaalde leidinggevenden en hun assistenten, en natuurlijk de advertentie-, consultancy en productiebureaus. Denk hier aan iedereen met toegang tot je logobestanden, lettertypes, merkrichtlijnen, enz.  

Het is niet verbazend dat dit de grootste kostencomponent is als we het hebben over je assets. Een echte bodemloze put. Vooral omdat het coördineren en terugvinden van assets een continue, dagelijkse taak is voor tot wel honderden professionals binnen en buiten je organisatie. 

Naar schatting besteedt de gemiddelde professional ongeveer 25% van hun werkdag aan de grote zoektocht naar de assets die ze nodig hebben. Tel nu maar alle collega’s bij elkaar op die met content werken.  

Kwam je tot minstens 100-150 mensen? Misschien zelfs meer? Laten we aannemen dat sommige van hen junioren of stagiaires zijn. We stellen het gemiddelde uurloon op €20.  

150 werknemers x 2120 werkuren per jaar x 0,25 tijd besteedt aan het coördineren/zoeken van content  

X €20 per uur = €1.440.000 

En laten we een kort kijkje nemen naar de kosten voor een bureau. Hier nemen we aan dat al je externe teams samen (PR, consulting, advertenties, branding, productie) gemiddeld 10 fulltime mensen per maand bedragen.  

10 werknemers x 2120 werkuren per jaar x 0,25 tijd besteedt aan coördineren x €150 uurtarief van het bureau

= €795.000 

Totale uitgaven voor interne en externe stakeholders: €2.235.000 

Waar kun je het beste je budget aan toewijzen? 

De cijfers voor jouw organisatie kunnen afwijken van die hierboven, aangezien dat schattingen zijn op basis van onze gesprekken met marketing- en brandingleiders. Ieder bedrijf is uniek wat betreft hun behoeftes voor digitale assets en er zijn veel factoren die je volledige budget bepalen.  

Het doel van deze oefening is om je te laten nadenken over waar je budget aan op gaat. Gaat het naar het creëren van nieuwe assets of het opnieuw maken van assets die niet goed zijn bewaard? Kun je beter iemand aannemen met de technische vaardigheden voor het maken van assets als video’s, of kun je die assets beter bij een bureau bestellen?  

Hoe dan ook, het is een feit dat jouw bedrijf een flink aandeel van haar tijd en potentie besteed aan heen-en-weer e-mailgesprekken. Aan het doorspitten van Drives en mappen naar afbeeldingen. Aan het fixen van hun opmaak, omdat de branding niet klopt omdat er werd gewerkt met een oude versie van de Merk Stijlgids.  

Zelfs als je het budget van je bedrijf niet herkent in de gegeven voorbeelden, dan is de verhouding van het creëren van nieuwe assets en niets nieuws produceren nog steeds hetzelfde. Uiteindelijk besteden jouw mensen veel tijd aan dingen die geen enkele waarde toevoegen aan je bedrijf. 

Als je nadenkt over waar je je budget aan wilt besteden, dan durf ik te gokken dat je nieuwe dingen wilt creëren waarmee je je bedrijf verder brengt. Het opnieuw maken van assets die je al eens besteld hebt of een enorm deel van je dag kwijt zijn aan een zoektocht is niemands unieke kracht.  

Vraag jezelf eens af: wat zouden jouw teams kunnen bereiken als ze minder tijd kwijt waren aan coördineren en ze meer tijd hadden voor creëren? 

Optimaliseer je kosten door je processen te streamlinen 

Oké, nu weten we dat veel van je marketingkosten en de potentie van je mensen opgaat aan het coördineren van assets, niet aan het creëren van assets. Je kan het zelf berekenen, als je weet hoeveel mensen er met assets werken en als je hun salaris of uurloon kan inschatten. 

Je wilt je kosten drukken en je mensen kunnen laten werken aan wat ze inspireert en waar ze het beste in zijn. Gebruikers van Lytho schatten in dat ze 70% minder tijd kwijt zijn aan operationele taken, omdat ze werken met een digitaal asset management platform dat ze helpt hun assets zo efficiënt mogelijk te beheren.  

Plan een demo in met onze experts. Zij kunnen jou persoonlijk advies geven over hoe Lytho jouw organisatie helpt om budgetten te optimaliseren en om je team meer tijd te geven nieuwe ideeën te creëren. Het is gratis, online en kost je hooguit 20 minuten.”

Boek een demo van Lytho voor meet informatie.